Privacy statement

 PRIVACY STATEMENT

Privacy en veiligheid
Wie zich bij ons inschrijft voor een cursus, les of workshop, laat zijn of haar persoonlijke gegevens achter. Dit geldt ook voor iedereen die bij ons een ruimte huurt of zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Wij gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om en zorgen ervoor dat ze veilig worden opgeslagen. In ons privacy statement leggen we uit hoe we dat doen en waar we je gegevens wel en niet voor gebruiken. Ook lees je hier wat je rechten zijn en hoe je die kunt uitoefenen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming
Iedere organisatie is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van een privacy beleid. Vanaf 25 mei 2018 is de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Met ons privacy statement geven wij zo goed mogelijk invulling aan de eisen van de AVG.

Uitgangspunten
De Muzen gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, op grond van de volgende uitgangspunten.

Grondslag en doelbinding
De Muzen zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie
De Muzen verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De Muzen streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om administratieve taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid
De Muzen gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Medewerkers mogen de gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarbij zorgt De Muzen voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt De Muzen afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en worden vastgelegd in verwerkersovereenkomsten. De Muzen deelt nooit persoonsgegevens met derde partijen.

Welke gegevens verwerkt De Muzen?
Wij verwerken de persoonsgegevens van onze cursisten, geïnteresseerden, deelnemers aan projecten en workshops, contactpersonen bij scholen of andere instellingen, ouders (lesgeldplichtigen) in het geval van minderjarige cursisten en huurders/zakelijke klanten. Het gaat daarbij om NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen, bankrekeningnummers in geval van automatische incasso, geboortedata. Wij vragen geen zogenaamde bijzondere persoonsgegevens en slaan die dus ook niet op.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens vanuit een rechtmatige grondslag, meestal omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met een klant of een huurder. Denk hierbij aan gegevens die noodzakelijk zijn voor de facturering, communicatie over de lessen (planning e.d.) en verbetering van onze dienstverlening. Indien we persoonsgegevens voor andere dan deze doelen willen gebruiken, zullen we toestemming vragen aan de betrokkenen.

Welke middelen gebruiken wij voor het verwerken van persoonsgegevens?
Wij maken gebruik van branche gerelateerde administratiesystemen voor de verwerking van de persoonsgegevens, zowel ten aanzien van facturatie als cursistenadministratie. Met de leveranciers van de betreffende softwarepakketten, hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten. Dat betekent dat ook zij zich verplichten zorgvuldig met alle persoonsgegevens om te gaan.

Wanneer vragen wij om toestemming?
Wij maken regelmatig foto’s en video’s van activiteiten die bij ons plaatsvinden. Die foto’s kunnen we gebruiken in onze uitingen, zoals flyers, de website, social media,etc. Aan de aanwezigen wordt hier van te voren toestemming voor gevraagd.

Verder doen we ons uiterste best om foto en videomomenten ook ter plaatse aan te kondigen. Wil je niet op de foto, dan kun je dat bij je docent of de fotograaf aangeven. Zij houden daar dan rekening mee. Als er onverhoopt zonder je toestemming een foto is gebruikt, terwijl je dat niet wilt, dan zullen we de betreffende foto verwijderen. 

Voor het gebruik van beeldmateriaal dat gemaakt is in de openbare ruimte wordt niet apart toestemming gevraagd.

Indien je toestemming geeft, geldt deze toestemming alleen voor de beelden die door ons of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan echter voorkomen dat andere ouders of cursisten beeldmateriaal maakt tijdens activiteiten. Hoewel wij daar geen invloed op hebben, gaan wij ervan uit dat ouders/cursisten terughoudend zijn bij het publiceren van deze beelden.

Hoe lang bewaren we je gegevens?
De cursistenadministratie wordt 7 jaar bewaard. Alleen het personeel dat is belast met de verwerking van de persoonsgegevens heeft ook toegang tot de persoonsgegevens. Verder hebben de leveranciers van onze softwarepakketten toegang. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Voor iedereen die werkt met persoonsgegevens geldt een geheimhoudingsplicht.

Hoe beveiligen we je gegevens?
Ons netwerk en onze systemen zijn allen beveiligd met wachtwoorden die regelmatig veranderd worden. Daarnaast worden kasten en kantoren fysiek afgesloten.

Welke rechten heb jij als betrokkene?
Als betrokkene heb je recht op inzage, rectificatie, het recht om gegevens te (laten) wissen, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, het recht van bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan automatische individuele besluitvorming (profilering). De Muzen doet niet aan profilering.

Indien u van één van deze rechten gebruik wilt maken, of als u een vraag of suggestie hebt m.b.t. deze wet en regelgeving, neem dan contact op met de functionaris gegevensbescherming via: privacy@muzenveendaal.info